Privacyverklaring.

1. Wie wij zijn

Roosterspecialisten B.V., gevestigd te Hengelo (OV), KvK 86733923. Wij hebben twee rollen. Voor de gegevens van onze eigen relaties en van bezoekers van deze website zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die wij in opdracht van een school verwerken, in het dashboard en in rapportages, is de school verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Vragen over privacy kunt u richten aan [email protected].

2. Welke gegevens wij verwerken

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij:

• Contactgegevens van opdrachtgevers en geïnteresseerden (naam, functie, schoolnaam, e-mail, telefoonnummer).
• Facturatiegegevens van opdrachtgevers.

Als verwerker, in opdracht van de school, verwerken wij:

• Roostergegevens uit het roosterpakket van de school: lessen, vakken, lokalen, klassen en lesgroepen, en de namen, codes en e-mailadressen van medewerkers.
• Gegevens van leerlingen, alleen voor de onderdelen die daarom vragen, zoals het leerlingrooster en de groepsgrootte: naam, leerlingnummer, klas, lesgroepen, afdeling en profiel. Namen van leerlingen slaan wij niet op; ze worden alleen getoond.
• Wat de school zelf invoert in het dashboard: accounts, verzoeken, roosteraanpassingen, planning en berichten.
• Cijfergemiddelden per klas of vak, wanneer cross-source rapportages zijn ingeschakeld. Geen individuele cijfers van leerlingen.

Welke gegevens wij precies ophalen, waarvoor en hoe lang wij ze bewaren, staat per onderdeel in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst die wij met elke school sluiten.

3. Doelen en grondslag

Onze eigen gegevens verwerken wij om:

• De overeenkomst uit te voeren (dashboard, rapportages, advies, consultancy).
• De wettelijke verplichtingen rondom administratie en facturatie na te komen.
• Contact te onderhouden met relaties en geïnteresseerden.

De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij contact met relaties.

Gegevens die wij als verwerker voor een school verwerken, gebruiken wij alleen om de afgesproken dienst te leveren, volgens de instructies van de school. Wij gebruiken ze niet voor eigen doeleinden. De school bepaalt de grondslag voor die verwerking.

4. Bewaartermijnen

Gegevens van een school bewaren wij zolang de overeenkomst loopt, met kortere termijnen per soort gegevens die in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst staan. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij alle gegevens van de school binnen 30 dagen. Facturatiegegevens bewaren wij 7 jaar conform fiscale verplichting. Contactgegevens verwijderen wij op verzoek eerder.

5. Ontvangers en doorgifte

Wij delen gegevens niet met derden, behalve met de sub-verwerkers die wij nodig hebben voor hosting, opslag, e-mail en ondersteunende diensten. De gegevens van scholen staan opgeslagen in de Europese Unie (Ierland). Enkele sub-verwerkers zijn bedrijven met een moederbedrijf in de Verenigde Staten; met hen gelden de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft. De actuele lijst van sub-verwerkers, met per partij het doel en de locatie, staat in de bijlage bij de verwerkersovereenkomst en is voor scholen op verzoek beschikbaar.

6. Beveiliging

Toegang tot de gegevens van een school hebben alleen de medewerkers van Roosterspecialisten die de school ondersteunen. Scholen zijn in de database van elkaar gescheiden. Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). De koppeling met het roosterpakket is alleen-lezen: wij wijzigen niets in het rooster van de school.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering en dataportabiliteit van uw persoonsgegevens. Stuur een verzoek naar [email protected]. Reactie binnen vier weken. Gaat uw verzoek over gegevens die wij voor een school verwerken, dan sturen wij het door naar die school; de school beslist erover. Ook kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies en lokale opslag

Onze website en ons dashboard gebruiken uitsluitend functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om de dienst te laten werken. Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analyse-cookies van derden, en geen Google Analytics. Daarom tonen wij ook geen toestemmingsbalk: er is niets om toestemming voor te vragen.

• Inlog-sessie (dashboard): houdt u ingelogd. Noodzakelijk.
• Schoolkeuze en schooljaar (dashboard): onthoudt de actieve school en het gekozen schooljaar. Functioneel.
• Thema-voorkeur (website en dashboard): onthoudt licht of donker in de lokale opslag van uw browser. Functioneel.
• Bezoekteller (website): wij tellen anoniem hoe vaak enkele pagina's worden geopend via een cookieloze pixel. Hierbij worden geen cookies geplaatst en geen persoonsgegevens opgeslagen.

Onze lettertypen hosten wij zelf, dus uw browser maakt geen verbinding met externe font-diensten.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Materiele wijzigingen kondigen wij vooraf aan via e-mail of via deze pagina. De versie-datum staat bovenaan.