Het roosterwerk,
zonder mailbox.
Verzoeken, aanleveringen, communicatie en het jaarlijkse roosterproces: alles wat nu via mail en losse lijstjes loopt, in één werkstroom met de juiste rol aan zet.
Zes stromen, één omgeving.
Dezelfde sectie als in het dashboard. Elke rol ziet zijn eigen stuk: docenten dienen in, voorzitters beoordelen, teamleiders keuren goed, de roostermaker verwerkt.
Roosterverzoeken met een echte wachtrij
Docenten dienen verzoeken in en volgen de status. De afdelingsleider keurt goed of wijst af, de roostermaker zet in behandeling en verwerkt: één wachtrij in plaats van een volle mailbox.
- ✓ Indienen met bijlagen, vooringevuld vanuit bijvoorbeeld de vrij-lokaal-zoeker
- ✓ Goedkeur-wachtrij per afdeling, verwerken door de roostermaker
- ✓ Soorten: verlof (waaronder IKB-verlof), roostermutatie, pakketwijziging, activiteit en overig
- ✓ Meldingen bij elke statuswijziging en statistieken over de aantallen
- ✓ Afgehandelde verzoeken schuiven naar het archief van het goedkeur-bord
- ✓ Een teller in de topbalk kleurt rood zodra er werk op u ligt te wachten
Aanleveringen per sectie
Studieplanners, PTO’s, PTB’s en wijzigingen: docenten leveren aan, de sectievoorzitter beoordeelt en completeert, en de school ziet volledigheid en tijdigheid per sectie.
- ✓ Aanleveren met deadline en versiegeschiedenis
- ✓ Beoordelen door de eigen sectievoorzitter
- ✓ Volledigheids-matrix per sectie voor de staf
Communicatie en planborden
Kopij wordt op één bord aangeleverd en goedgekeurd, voor drie kanalen: de nieuwsbrief, de jaarplanning en het berichtenbord. U kiest per item het kanaal en laat het met “Ook tonen in” ook in de andere kanalen meedraaien. Goedgekeurde kopij gaat mee in de weeknieuwsbrief, die u publiceert en mailt en die ook als slide op het roosterbord verschijnt; goedgekeurde jaarplanning-items komen in de jaaragenda per week, maand of schooljaar. Het roosteraanpassingen-planbord houdt vervangingen, aanpassingen en toetsen bij, per team gefilterd.
- ✓ Nieuwsbrief: aanleveren, goedkeuren, publiceren en mailen, met archief
- ✓ Één item, meerdere kanalen: met “Ook tonen in” draait kopij ook op het berichtenbord mee
- ✓ Jaarplanning-agenda per week, maand of heel schooljaar
- ✓ Kanban-planbord voor roosteraanpassingen en toetsen
- ✓ Teamleiders zien de taken van het eigen team
Berichtenbord per week
Wat er die week speelt in de school, op één pagina. De vaste items zoals de telefoonnummers en wie er afwezig is staan elke week bovenaan, daaronder komen de berichten van die week. Per bericht kiest u de doelgroep: docenten, leerlingen of allebei. De staf publiceert de week en deelt een weeklink waarmee ouders en leerlingen zonder account meelezen. Klopt er iets niet, dan trekt u de publicatie in.
- ✓ Vaste items elke week bovenaan, de rest per week samengesteld
- ✓ Doelgroep per bericht: docent, leerling of allebei
- ✓ Weeklink voor ouders en leerlingen zonder account, publicatie weer in te trekken
Roosterproces en roosterprotocol
Het jaarlijkse stappenplan van formatie tot definitief rooster, met afvinkbare stappen, eigenaren en meldingen bij startende of verlopen stappen. Het roosterprotocol is het levende roosterhandboek van de school: afspraken en stappenplannen, altijd terug te vinden.
- ✓ Jaarplanning formatie → prognose → profielkeuze → rooster
- ✓ Meldingen wanneer een stap start of verloopt
- ✓ Roosterafspraken vastgelegd met bijlagen en checklists
Verlof en IKB-verlof, tot en met het rapport
Verlof loopt als gewoon verzoek mee: de docent kiest het type, geeft de uren op en of er vervanging nodig is. Bij IKB-verlof telt het dashboard de uren per docent en zet ze in een rapport dat u afdrukt of met één knop indient bij het centrale e-mailadres van de school. Een managementassistent kan dat rapport zien zonder verdere staf-rechten.
- ✓ Verloftype, uren en vervangingsvraag in de aanvraag zelf
- ✓ Rapport IKB-verlof onder Analyse, af te drukken of te mailen naar het centrale adres
- ✓ Apart inzagerecht voor wie alleen het IKB-rapport nodig heeft
Werkstroom is een module op het dashboard.
Bovenop het basisdashboard ontgrendelt de module verzoeken, goedkeuren, aanleveringen, beoordelen, communicatie, roosteraanpassingen, roosterproces, statistieken en meldingen. Zonder meerprijs zit ook Pauzewacht in de module, voor de pauzesurveillance die Zermelo niet in het lesrooster zet. Zie de tarieven of vraag een demo aan.